La saison des déménagements d’agences se termine avec celui de l’agence de Iasi (Roumanie). Depuis vendredi 08/01 (même un peu avant), tout le monde était prêt pour investir le Tudor Office Center. Lors de mon dernier post sur le déménagement de l’agence de Hanoi, j’avais quantifié à 3 déménagements sur 15 mois. On vient de terminer avec un franc succès le 4ème en 16 mois.

Depuis 14 mois dans ses locaux, la croissance de l’agence avait permis d’occuper l’espace (+ 40 personnes). Il fallait donc prévoir des locaux plus grands pour maintenir la progression de cette agence de croissance. Le Tudor Office Center s’est rapidement imposé dans le notre choix par rapport aux prestations de qualité qu’il nous apporte et à nos critères de sélection habituels (alimentation électrique, groupe électrogène, localisation, opérateurs Internet, …). Outre son aspect extérieur remarquable qui permet de le distinguer très facilement depuis l’avion avant l’arrivée à l’aéroport (première fois dans l’histoire des agences Pentalog). Si on perd au niveau de la vue sur la ville (nous avions certainement la meilleure), on a toujours cette luminosité.

Pour l’aménagement de ces locaux, c’est la première fois que nous faisions appel à un architecte. Pour les 760m² de locaux bruts, nous avons eu une proposition originale sortant du traditionnel découpage. Le cahier des charges était composé des éléments suivants : 2 salles de réunion attenantes et communicantes, 2 salles de discussion (petite salle de réunion) des espaces conviviaux, de vaste espaces de productions ouverts mais séparés. Nous n’avons pas été déçus du résultat. Après quelques ajustements, nous avons obtenu ce que nous cherchions pour le budget modéré prévu :

- L’aménagement permet la répartition d’un effectif pouvant atteindre 120 personnes dans une organisation conviviale et moderne.

- Les 2 salles de réunion communiquent pour disposer d’un grand espace en poussant les cloisons amovibles.

- Les salles de discussion permettent d’isoler une à trois personnes pour des discussions, des réunions de suivis ou appels téléphoniques.

- Un plancher technique (prévu dès la construction) qui apporte une grande souplesse dans l’organisation de l’emplacement des bureaux.

- Les espaces de production ne sont pas totalement cloisonnés. Ils sont segmentés en zone de 15 à 30 personnes.

- Même si les espaces sont ouverts le système de régulation de température montre son efficacité dans la gestion des zones.

- La convivialité n’a pas été écartée avec un accueil spacieux et une cuisine aménagée avec 15 places assises.

- Au niveau IT, une salle de brassage et une salle serveur. Le bâtiment est couvert en fibre par des opérateurs nationaux qui nous livrent chacun une connexion de 50 Mbps.

Il faut également préciser que notre propriétaire est atypique dans un pays comme la Roumanie. Il a compris que sa première priorité ne doit pas être de faire « racker » le locataire mais surtout d’établir une relation de confiance et de valoriser son bien.

Le déménagement s’est déroulé sans difficulté et sans dommage. Il faut dire qu’il a été assuré par les collaborateurs super motivés de l’agence et qu’une partie d’entre eux avait déjà réalisé le précédent. L’objectif est donc connu de tous : la production doit continuer lundi matin ! Le niveau de maturité augmente. De plus, l’équipe préparant les locaux sous la responsabilité de Grégory [Constantin, Sebastian, Cosmina] était prête depuis quelques jours et ils ont fait du bon travail. Ce fut le déménagement qui débuta avec le plus faible niveau de risque au niveau de l’IT. Samedi à 12h, l’ancienne agence était vide. A 15h, tout était en place. Merci de l’implication de tous.

Je voulais revenir sur le plancher technique. Le gain dans la souplesse n’est pas négligeable. Il nous a également permis de réduire le budget de câblage d’environ 4k euros. Nous allons étudier si le gain dans la souplesse ainsi que dans celui du câblage et la rapidité de mise en place ne vont pas en faire un impératif dans l’aménagement de nos prochaines agences.

Plusieurs facteurs sont à l’origine du faible niveau de risque au début de ce déménagement :

- Nous avons internalisés en 2009 plusieurs services qui nous ont donné une autonomie plus importante qu’auparavant : gestion du réseau de niveau 3, Centrex. C’était systématiquement sur les changements d’adresse IP (niveau 3) et sur la migration du Centrex que nous n’arrivions pas à déployer dans les délais prévus.

- Le déménagement a été assez anticipé pour que l’on puisse mieux négocier les coûts et gérer l’inattendu. On sait que cela ne pourra pas être systématique.

Voici une vidéo rapide de présentation de l’agence. La vidéo commentée par Grégory le directeur d’agence va être tournée dans les prochains jours.

Pour le moment, il n’est pas prévu d’autres déménagements ou d’ouvertures sur le premier trimestre 2010. Mais les choses changent vite et on s’adapte très vite.