Depuis la création de Pentalog, il y a 15 ans, nous avons toujours été vigilants à l’optimisation des coûts, le système d’information, les déplacements, … Cela nous a toujours semblé indispensable.

L’optimisation des déplacements a donc été une préoccupation récurrente. On va préférer le train à la voiture. On va préférer le co-voiturage aux voyages individuels (meilleur pour l’esprit d’équipe). Avec la croissance de Pentalog que vous connaissez certainement, nous avons de plus en plus de projets, de plus en plus d’agences et l’ouverture du Vietnam est maintenant imminente (j’y vais 3 semaines en février), nous ne devons plus considérer les déplacements sur site comme le seul moyen de faire du management de proximité pour un échange les yeux dans les yeux ou comme le seul moyen de regrouper des responsables.

La question sur la réduction de notre consommation en CO2 et la réduction de nos coûts de déplacement ne s’est pas posée ce matin. C’est une action permanente, mais nous voulons lui donner un nouvel élan.

Nous disposons depuis plusieurs années d’outils de travail et communication à distance. Nous avons successivement mis en place :
• Chat (2000)
• CentrexIP pour la voix (2004)
• Outil de partage de documents (2006) dont la vidéo en timbre-poste.

Mais que peut-il bien nous manquer pour réduire les déplacements de nos managers ?
Nous étudions actuellement la possibilité de mettre en place un système de vidéoconférence haute définition pour permettre cette proximité visuelle. Mais la mise en place de ce type d’équipement a des conséquences significatives :
• Implantation des caméras : La vidéo haute définition nécessite des équipements plus volumineux qu’une webcam standard pour éviter la caméra très couteuse. C’est plus petit que nos vieux caméscopes VHS mais il ne faut pas négliger les dimensions. Il ne faut négliger non plus la luminosité.
• Contexte : Cette solution doit permettre d’organiser des réunions distantes. A l’instar des réunions, un contexte de réunion est nécessaire. On ne fera pas de WebConf HD depuis un openspace. Il nous faut évaluer nos capacités à aménager de petits espaces pour ces réunions.
• Réseau : La conséquence immédiate aux solutions, c’est de disposer de bandes passantes suffisantes pour absorber ce trafic supplémentaire. Au-delà, de la taille du tuyau, il faut ajouter de la qualité de services pour prioriser les flux vidéos par rapport à des flux moins prioritaires (web, …). Tout cela rentre dans des projets que j’évoquerai dans un prochain billet.
• Sécurité : Pour une flexibilité indispensable de la solution, il faut que les équipements ne soient pas utilisables qu’avec un environnement logiciel local et un lien avec la machine adéquate. Ces caméras sont directement connectables au réseau local. Donc pour des raisons de confidentialité, l’accès au flux vidéo doit être sécurisé.
• Budgétaire : Il ne faut pas oublier le nerf de la guerre. Les caméras ne valent pas 40 euros. La qualité est aussi liée au nombre d’images. Il faudra de toute façon équiper toutes nos agences. Même les clients pourraient nous faire étendre la solution pour assurer la communication avec les chefs de projet, les équipes si la sécurité est suffisante. Mais, on prendra tout plaisir à accueillir nos clients dans nos agences.

Pour le moment, nous sommes encore en phase d’étude de solutions. Notre objectif serait de réduire nos déplacements de 15% malgré l’ajout de l’agence de Hanoï. Cette solution ne pourra être déployée qu’après :
• Une validation sur un projet pilote entre le siège et une agence.
• Des mesures qui confortent les gains.
• Un retour sur investissement n’excédant pas 24 mois.

Nos choix d’aujourd’hui sont nos économies de demain qu’elles soient financières ou CO2.